Äritarkvara arendus: millal on kasvaval ettevõttel aeg Excelist välja kolida?

Excel on aus tööriist. Ta on paljudele ettevõtetele esimene „infosüsteem“ – üsna lihtne, väga paindlik ja võimaldab kiirelt ise hakata süsteeme üles ehitama. Alguses tundub see väga loogiline ja isegi mõistlik samm, paneme andmed tabelisse, lisame paar valemit ja töö saab tehtud. Ja mõnda aega see tõesti selliselt ka töötab.

Aga ühel hetkel hakkab Excel tegema midagi, milleks ta kunagi mõeldud ei olnud – temast saab ärikriitiline süsteem, mille najal seisab kogu ettevõtte äritegevus. Just seal tekib murdepunkt, kus kasvav ettevõte peaks endalt küsima, kas me juhime äri või juhib Excel meid?

Kui Excelist saab probleem, mitte lahendus

Enamik ettevõtteid ei koli Excelist välja sellepärast, et keegi “soovitas enda tarkvara luua”. Põhjus on tihti palju praktilisem.

Tüüpilised märgid, mis annavad aimu, et Excel on muutunud piduriks:

• sama faili on mitu versiooni ja keegi ei tea, milline on õige
• mitu inimest muudab korraga samu andmeid
• andmeid kopeeritakse käsitsi ühest süsteemist teise
• raportite tegemine võtab tunde või päevi
• vead avastatakse alles siis, kui on juba hilja
• kriitiline info on “kellegi arvutis”

Siinkohal ei ole probleem Excelis endas, vaid selles rollis, kuhu ta on surutud. Excel ei ole loodud mitme kasutaja protsesside, õiguste, automatiseerimise ega integratsioonide jaoks.

Excel vs äritarkvara: sisuline erinevus

Kui Excelit kasutatakse äriprotsesside juhtimiseks, siis tehakse enamasti käsitööd. Äritarkvara eesmärk on see käsitöö ära kaotada.

Exceli loogika:

• inimene sisestab andmeid
• inimene kontrollib andmeid
• inimene kopeerib andmeid edasi
• inimene parandab vigu

Äritarkvara loogika:

• andmed sisestatakse vaid üks kord
• süsteem kontrollib ja haldab kogu loogikat
• protsessid toimivad automaatselt
• vead püütakse kinni enne, kui need mõjutavad äri

Siin tulebki mängu äritarkvara arendus – mitte kui luksus, vaid kui viis vähendada sõltuvust käsitööst ja inimlikest eksimustest, andes seeläbi väga konkreetse arengu ettevõtte äritegevusse.

Automatiseerimist ei tasu karta

Levinud hirm on, et kohandatud tarkvara tähendab suurt, kallist ja jäika süsteemi. Tegelikkus on sageli vastupidine.

Enamasti alustatakse väikestest, aga valusatest kohtadest:

• klientide haldus
• andmete sünkroniseerimine raamatupidamisüsteemiga
• aruandlus ja raportid
• erinevad ärispetsifiilised lahendused

Need on protsessid, mida Excelis tehakse “ajutiselt”, kuid jäävad sinna tihti aastateks. Automatiseerimine tähendab, et need sammud viiakse süsteemi sisse – koos reeglite, kontrollide ja loogikaga. Sellega tekib äritegevusse ka selge struktuur.

Integratsioonid: koht, kus Excel päriselt hätta jääb

Kasvavas ettevõttes ei ole kunagi ainult ühte süsteemi. Neid on tavapäraselt mitmeid erinevaid:

• raamatupidamistarkvara
• CRM
• e-pood
• laosüsteem
• makselahendused
• dokumendihaldus
• aruandlus ja statistika

Excel seisab tavaliselt nende vahel nagu vahendaja, kuhu kopeeritakse infot siit ja sealt. Äritarkvara arenduse puhul asendatakse see integratsioonidega.

API-põhised integratsioonid võimaldavad:

• andmete liikumist reaalajas
• topeltsisestuse kadumist
• “ühtse tõe allikat” kogu ettevõtte siseselt

See ei ole lihtsalt mugavuseks või sellepärast, et on äge, vaid automaatika annab  otsese ja mõõdetava kokkuhoiu ajas ja vigades. Efektiivsuse kasvades on võimalik seda aega suunata hoopis äri kasvatamisesse.

Siseveeb ei ole dokumentide kaust

Sageli arvatakse, et siseveeb tähendab lihtsalt kohta, kus hoitakse faile ja juhendeid. Tegelikult on kaasaegne ettevõtte siseveeb midagi hoopis muud.

Hea siseveeb on:

• ettevõtte töölaud
• erinevate protsesside käivitamise ja ülevaate koht
• äritarkvara kasutajaliides
• ligipääsude ja rollide haldaja

Just siseveebi kaudu saavad inimesed kasutada äritarkvara ilma, et nad peaksid mõtlema, millises süsteemis mingi funktsioon asub, sest kõik on toodud ühte kohta. See seob inimesed, andmed ja protsessid üheks tervikuks.

Millal on päriselt aeg Excelist välja kolida?

Aus vastus on, et mitte siis, kui Excel “hakkab natuke segama”, vaid siis, kui:

• Excelist on saanud ärikriitiline süsteem
• vead mõjutavad raha või kliendirahulolu
• äri kasv sõltub käsitööst
• uute inimeste sisseelamine on aeglane
• juhtidel puudub reaalajas ülevaade

Siin ei ole küsimus tehnoloogias, vaid kontrollis.

Äritarkvara arendus kui protsessi, mitte projekti algus

Hea äritarkvara ei sünni vaakumis. See kasvab koos ettevõttega.

Sageli algab kõik Exceli loogika kaardistamisest:

• mis on päriselt oluline
• mis on ajutine
• mis võiks olla automatiseeritud

Seejärel ehitatakse lahendus samm-sammult, integreerides olemasolevate süsteemidega ja jättes ruumi kasvuks.

Kokkuvõtlikult

Excel ei ole vaenlane. Ta on suurepärane tööriist, kuni temast saab midagi, milleks ta kunagi mõeldud ei ole.

Kui Excel juhib teie äriprotsesse, on see selge signaal, et ettevõte on kasvanud järgmisse faasi. Äritarkvara arendus, automatiseerimine ja integratsioonid ei ole enam „tore mõte tulevikuks“, vaid praktiline viis hoida äri kontrolli all.

Küsimus ei ole selles, kas Excelist välja kolida, vaid millal ja mis hetkel on see samm vaja ette võtta.

Võta meiega julgelt ühendust ja me anname hea meelega nõu, kas sina peaksid täna kaaluma oma äritarkvara arendust või ehk aitab infosüsteemide integreerimine ettevõttel järgmise sammu astuda.